Todo lo que pueda ayudar para la gestión administrativa de un negocio, es bueno implementarlo para mejorar el control y las finanzas. Y eso incluye los eficientes programas informáticos que agilizan y mejoran todos los procesos. El de facturación es de los más importantes y hay una gran variedad disponible en el mercado para todo tipo de empresa y necesidad.
Programas de facturación, cual elegir
La administración de un negocio es algo que se debe llevar con sumo cuidado. De eso depende que funcione correctamente y que todo se lleve de la manera más ordenada, legal y eficiente posible. Eso involucra una serie de importantes áreas, entre las que destaca la parte financiera, y por supuesto, la facturación de las ventas, esenciales para el sostenimiento de la empresa.
En épocas pasadas, estos procesos, incluyendo los registros, la facturación y las finanzas, se llevaban manualmente, con todo lo incómodo y trabajoso que eso implicaba. Hoy en día la situación es totalmente distinta y la tecnología permite automatizar e integrar todos los procesos con el apoyo de programas informáticos que prácticamente hacen todo y dejan claros registros contables de las actividades ejecutadas.
Son sistemas bastante avanzados, confiables, sencillos de utilizar, que facilitan el trabajo y la administración de las empresas, que se adaptan a todo tipo de negocios, y que tienen funciones y prestaciones especiales para las distintas clases de actividad comercial.
¿Cómo funcionan?
Los softwares administrativos son funcionales y útiles, y son diseñados para áreas específicas de trabajo. Por ejemplo, los programas para facturación tienen funciones especiales que ayudan a desarrollar todos los procesos vinculados, de manera clara, fácil y que permiten tener un mayor control administrativo y contable.
Existen avanzados programas de facturación para MAC, ideales para autónomos y pequeñas empresas que tienen equipos Apple, ya que éstos facilitan la realización de las facturas y ayudan a llevar un registro más claro, práctico y sencillo de esta área.
Los programas no sólo emiten facturas en papel, sino que también realizan una serie de tareas relacionadas, como pueden ser la gestión de proveedores, clientes, productos y servicios, ingresos, facturas electrónicas, presupuestos de venta y facturas proforma, facturas rectificativas, recibos bancarios, facturas periódicas para sistemas de compra programada y otras más.
También ofrecen la posibilidad de trabajar los productos del sistema en cualquier idioma, gracias a su plataforma multilingüe, con lo cual se podría emitir una factura en chino, por ejemplo, si así lo solicitara el cliente.
Además, incluyen completos sistemas de trazabilidad, con los que el negocio puede hacer un fiel seguimiento, especificando los números de lote de los productos vendidos, número de serie, fechas de caducidad y de entrega, y garantías, función que es muy útil para empresas que quieran o necesiten identificar los lotes de cada producto vendido.
Una ventajosa característica de estos programas es que la instalación del software de facturación en la nube o en local es igualmente posible, dependiendo de la aplicación utilizada, para cualquiera de los dos medios.
Tipos de software de facturación
Hay varios tipos de programas de facturación que se clasifican de acuerdo a sus funcionalidades:
- De facturación y contabilidad: permiten integrar proveedores, clientes y facturas, además de gestionar la contabilidad de ingresos y gastos. También pueden desarrollar y enviar diseños contables bien diseñados.
- De facturación en la nube: los datos se almacenan en un sistema de cloud storage, es decir, en servidores externos virtuales que son administrados por empresas que prestan el servicio.
- De facturación para Pymes: diseñados especialmente para empresas que no tengan en su plantilla más de 250 trabajadores y sus ingresos anuales estén por debajo de los 53 millones de euros.
- De facturación para autónomos: el empresario individual también tiene acceso a este tipo de programas para que también los utilice en su negocio.
- De almacén y facturación: permiten una gestión de control de stock fluida, incrementando o disminuyendo las existencias en tiempo real, de acuerdo con las ventas y la incorporación de nuevos lotes de mercancía.
- Programas de facturación gratuitos o de prueba: son versiones con funciones limitadas que sirven para que el cliente los pruebe antes de adquirirlos definitivamente. Son ideales para empresas que están empezando y necesitan adaptarse a los procesos.
Características esenciales de un buen programa de facturación
Para que un software de facturación cumpla eficientemente con su labor, debe tener algunas características básicas, entre las que vale la pena mencionar:
- Buen diseño y fácil de utilizar: debe tener una interfaz cómoda y amigable con el usuario, que permita sacarle el máximo provecho. Además debe permitir que se pueda adaptar a los distintos usos que se tengan en la empresa.
- Demos de prueba: es importante que el cliente pruebe primero una versión de demostración para ver si realmente el producto aporta soluciones a sus necesidades, tras lo cual podrá adquirir la versión completa del programa.
- Compatible con los principales sistemas operativos: debe poder trabajar con Windows, MAC OS, iOS y Android.
- Actualizable: se deben poder actualizar, para adaptarse a la demanda de los usuarios y para seguir siendo compatibles con las actualizaciones de todos los sistemas operativos.
- Versatilidad en sus funciones: tiene que tener la facilidad de adaptarse a cualquier necesidad que tenga la empresa, para lo cual debe manejar funciones escalables que se vayan ajustando a los distintos requerimientos.
- Servicio de mantenimiento: la empresa proveedora debe garantizar asesoría permanente, actualizaciones y mantenimiento eventual, para garantizar el óptimo funcionamiento del sistema.
¿Cuánto cuestan estos programas?
El rango de precios de este tipo de software puede variar entre 0 euros, para los programas básicos con servicios y funciones limitadas, hasta los 600 euros que cuesta un software de este tipo con todas las funciones, y que además, pueda tener el sistema de facturación en la nube. En cualquiera de las versiones que se pretenda elegir, se deberá pagar una cuota mensual de mantenimiento, que rondará aproximadamente los 30 euros.
Un programa de facturación puede integrar una gran variedad de funciones en un solo lugar, lo cual simplifica los procesos y permite el control total sobre el sistema completo. Esto ayuda a llevar de mejor forma las finanzas y a crecer al negocio, además, permite hacer análisis para evaluar posibles mejoras sobre la marcha.
