En un mundo tan ajetreado como en el que vivimos, es imprescindible organizarnos de la mejor forma que nos permita realizar al día el máximo numero de tareas, pero también tener claro que debemos hacer y cuando lo debemos hacer. Para aumentar nuestra productividad, es necesario que organicemos todas nuestras tareas de la forma más eficaz y para ello existen diferentes métodos como el GTD (Getting Things Done) y aplicaciones como Things 3.

GTD es una forma de organizar las tareas que tenemos que realizar en un determinado espacio de tiempo de forma que nosotros liberemos la mente de esas tareas a realizar para tenerlas almacenadas en algún lugar. Existen muchas aplicaciones para aplicar este método de gestión de tareas como pueden ser OmniFocus, Todoist,…, pero hoy hablaremos de Things 3, la mejor aplicación para este método de productividad.

¿Por qué decimos que Things 3 es la mejor aplicación?

A pesar de que todas las aplicaciones que existen de organización GTD disponen en mayor o menor medida de los mismos pilares, el factor diferencial de esta aplicación es el diseño. La nueva versión 3 de Things, fue ganadora del premio Apple Design Award 2017, por lo que podemos deducir que el diseño de esta aplicación es el mejor que hayamos visto en aplicaciones tanto de gestión de tareas como de otras categorías. Además, está destacada por Apple y recomendada en su sección editorial.

Si pasamos a hablar sobre la gestión de tareas GTD con la aplicación Things 3, cuando abrimos la aplicación en un dispositivo iOS, nos encontramos en primer lugar con una simple división estructural básica de este método de productividad.

  • Entrada: Aquí estarán todas las tareas nuevas que añadamos rápidamente a la aplicación, podemos realizarlas directamente cuando llegue el momento, o colocarlas en el proyecto oportuno.
  • Hoy: Esta es la lista más importante de la aplicación ya que en ella aparecen todas las tareas que tienes que haber finalizado antes de que acabe el día. Además, un punto positivo que nos ofrece Things es que podemos asignar como caducidad a las tareas “Esta noche”, útil en tareas como planificar las vacaciones que posiblemente lo hagamos por la noche cuando estemos tranquilamente en casa después de venir de trabajar.
  • Programadas: Aquí podemos ver en modo lista las tareas que tendremos que realizar en los próximos días.
  • En cualquier momento: En esta lista añadiremos las tareas que, a pesar de no tener una fecha concreta para hacerlas, tenemos que hacerlas en un corto periodo de tiempo. De está lista lo más normal sería que pasasen a la lista “Hoy” o a la lista “Programadas” cuando nos decidamos con el día concreto que queramos realizar dicha tarea.
  • Algún día: En esta lista deberían de ir las tareas menos importantes pero que quieras hacer a largo plazo. La realización de estas tareas está condicionada a tu tiempo libre. Revisa la lista con regularidad para ver si tienes algún hueco libre para programar dichas tareas.
  • Registro: Aquí aparecerán ordenadas cronológicamente las tareas que has ido realizando y que ya has completado,
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Después de esta división, aparecen los proyectos o áreas que hayas creado.

Si tienes en mente el desarrollo de una aplicación que vaya a revolucionar el mundo, seguramente no se hará con una única tarea, por lo que para este supuesto deberías crear un proyecto. También deberías hacer un proyecto para los viajes de vacaciones que vayas a hacer ya que irte de vacaciones es un proceso complejo que requiere de la realización de muchas tareas, desde encontrar alojamiento, hasta planificar las rutas turísticas en el destino. A cada proyecto le podrás asignar el número de tareas que quieras y establecer para el proyecto una fecha de vencimiento en la cual deberás haber terminado todas las tareas del proyecto.

Organiza todas tus tareas en proyectos para tener todo bajo control

Para ayudarnos en la organización de las tareas dentro de los proyectos, Things nos permite crear encabezados, una especie de secciones dentro de cada proyecto para organizar mejor las tareas. En el ejemplo de las vacaciones, un encabezado sería “Antes de ir” que incluiría todas las tareas relacionadas con la planificación previa de alojamiento, transporte…, y otro encabezado “En el lugar” que incluya las tareas a realizar durante las vacaciones, como visitar cierta playa o hacer una ruta en Segway.

Por otro lado, Things también nos permite crear Áreas, un concepto superior al del proyecto. Una área nos permite englobar varios proyectos que estén relacionados. Por ejemplo, puedes crear un Área llamado “Vacaciones” que contenga los proyectos “Vacaciones en Nueva York”, “Vacaciones en Madrid”… y otra área que se llame “Trabajo” que incluya los proyectos que tengas en tu trabajo como el desarrollo de la aplicación que cambiará el mundo.

 

En cuanto a la usabilidad de la aplicación, está llena de pequeños detalles que hacen que usarla sea una gran experiencia. Por poner un ejemplo, puedes arrastrar el botón “+” de crear una nueva tarea a donde quieras crearla para no tener crearla en primer lugar y luego reorganizarla o ponerla en el lugar concreto que se quiera.

 

Things 3 se encuentra disponible para iPhone, iPad, Apple Watch y Mac a un precio de 10,99€ la versión para iPhone y Apple Watch, 21,99€ la versión para iPad, y 54,99€ la versión para Mac. También incluye el servicio Things Cloud, para sincronizar entre todos los dispositivos todas nuestras tareas.

 

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