Cuando comienza un nuevo año nos proponemos iniciar nuevos proyectos. Muchos de estos proyectos acaban abandonados por falta de tiempo para desarrollarlos, por eso hoy te vamos a dar unos pequeños trucos para ser más productivo. Si somos más productivos podremos hacer más cosas ya que no perderemos tanto tiempo.
Índice
Mejorar la productividad en el Mac: los mejores trucos y apps
La mayoría de proyectos los realizamos con un ordenador, concretamente nuestro Mac. Conocer los mejores trucos y convertirte en un experto en macOS hará que tu productividad aumente y consigas hacer más cosas en un mismo día.
Atajos de teclado: el principal aliado
En muchas reviews del MacBook Pro 2016 se ha hablado de la Touch Bar como un complemento innecesario ya que podemos usar el Mac igual sin ella. Aunque en realidad la Touch Bar no aporta funciones nuevas a nuestro Mac, pero hace que funciones que antes estaban “escondidas” ahora estén a golpe de tecla. La Touch Bar hace que nuestra productividad aumente de forma importante. Lo demostramos con los siguientes ejemplos:
Ejemplo 1: Cuando estás trabajando con un MacBook por alguna aplicación y te sale un cuadro de diálogo (actualmente salen mucho los de permitir usar Flash), tenemos que retirar una mano del teclado, colocarla en el trackpad, y finalmente, mover el cursor hasta el botón que queramos pulsar. Con la Touch Bar las opciones disponibles nos salen como si de teclas se tratasen, por lo que solo tendremos que mover un centímetro nuestro dedo para aceptar o rechazar el cuadro de diálogo. Si solo lo hacemos una vez puede que el ahorro de unos pocos segundos no sea significativo, pero en un día podemos ahorrarnos unos cuantos minutos.
Ejemplo 2: La edición en Final Cut Pro X es mucho más eficaz con la Touch Bar del MacBook Pro. El hecho de poder ajustar el zoom de la timeline, o ajustar el volumen de cada clip sin desplazar la mano del teclado al trackpad hace que en la edición de un vídeo ahorremos una gran cantidad de minutos que podemos dedicar a otras tareas.
Si no tienes un MacBook Pro con Touch Bar, la productividad sigue aumentando si te acostumbras a utilizar el teclado lo máximo posible y apenas usar el ratón/trackpad. Aprenderse los atajos de teclado de una aplicación es lo mejor que podemos hacer para aumentar nuestra productividad. Abrir una ventana nueva de cualquier aplicación de forma clásica implica un gasto de segundos al tener que buscar la opción con el ratón, si por el contrario pulsamos CMD+N, automáticamente se abrirá una nueva ventana de lo que estés usando.
Abrir una app es el ejemplo que siempre se usa cuando queremos hablar de la productividad con el teclado en Mac. Si quieres abrir una aplicación en tu Mac que no tienes anclada al Dock, ¿cómo lo haces?. Normalmente vamos al Launchpad, buscamos la aplicación entre las diferentes páginas que tengamos y la abrimos. Tiempo estimado: 5 segundos y distracción sobre la tarea que estábamos realizando. Existe otra forma más rápida y directa, Spotlight. Si por ejemplo queremos abrir la aplicación Telegram, solo tenemos que pulsar CMD+Espacio. Ahora tecleamos “Tel” y en cuanto pulsemos Enter ya se abrirá la aplicación. Casi ni hemos desviado la vista de lo que estábamos haciendo.
Etiquetas y carpetas inteligente
Otra de las formas para organizarse y conseguir ser más productivo en nuestro Mac es el uso de las funciones que Apple nos proporciona en el Finder. Las etiquetas, y sobretodo las carpetas inteligentes, son poderosas herramientas que no son muy conocidas pero nos ayudan a mejorar la productividad.
Las etiquetas son una forma de clasificar archivos según una temática. Podemos crear, por ejemplo una etiqueta llamada “Universidad” y con a esa etiqueta la asignamos todos los archivos que tengamos de la universidad. Ya estén en el disco duro del Mac, como en un pendrive, o incluso en iCloud Drive. Si abrimos el Finder y pulsamos sobre la etiqueta “Universidad” en la barra lateral, nos aparecerán todos los archivos que tengamos de la universidad, estén en las carpetas que estén. Podemos tener los archivos organizados por asignaturas en diferentes carpetas, pero cuando abramos la etiqueta nos aparecerán todos los archivos juntos.
La otra herramienta que aumenta en gran medida la productividad, está incluida en el Finder, y poca gente conoce, son las carpetas inteligentes. Esta es una forma de organizar archivos de forma eficaz. Estas carpetas inteligentes nos mostrarán todos los archivos accesibles por el Mac, estén donde estén, pero que cumplan una serie de criterios predefinidos. Por ejemplo, podemos crear una carpeta inteligente que nos muestre los archivos con extension .docx (Word) que tengamos asignados con la etiqueta “Universidad” y que hayamos modificado en los últimos dos días. Así, el contenido de esta carpeta será variable en función de los filtros que tengamos. Una correcta configuración de estas carpetas inteligentes aumentarán notablemente nuestra productividad. Para crearlas tan solo debemos irnos en el Finder a “Archivo” > “Nueva carpeta inteligente”.
GTD: La mejor forma de gestionar el tiempo
Como bien estabas esperando, la principal forma para ser productivos es una correcta organización y distribución de nuestro tiempo. Para ello existen trucos tales como organizar el día que nos espera justo cuando empezamos a trabajar o seguir una rutina en los trabajos que tenemos que hacer. La principal forma de organizar a la perfección las tareas que tenemos que hacer es mediante el método GTD. Para los menos aficionados a la productividad, las siglas GTD corresponden a “Getting Things Done”, un método eficaz de gestión de tareas.
El GTD, explicado de forma rápida, consiste en una serie de principios para organizar nuestras tareas de forma más eficaz. Para ello existen múltiples aplicaciones que lo hacen. Desde las más sencillas como es la app nativa de Apple, Recordatorios. Pasando por algunas aplicaciones interesantes para iniciarse en GTD como es Todoist o Wunderlist. Pero si eres un experto o conoces bien la productividad con el método GTD, la mejor aplicación, la más completa, y la aplicación de referencia es OmniFocus.
OmniFocus: Sé un profesional de la productividad
OmniFocus es la aplicación por excelencia para la gestión de tareas con el método GTD. Para entender el método GTD y OmniFocus hay que aclarar unos conceptos:
- Buzón: Aquí será donde añadiremos todas las tareas rápidamente, que no sean complejas (en cuanto a acciones), y que sean únicas. Por ejemplo: “Renovar suscripción de Office”. Si vas a añadir una tarea que puedas realizar en menos de 2 minutos, no la añadas, sino hazla.
- Proyectos: Esta es una de las principales características del GTD. Consiste en crear proyectos para acciones complejas y que a su vez tengan numerosas acciones que realizar. Un claro ejemplo puede ser el proyecto “Aplicación Facebook”, que conlleva gran cantidad de acciones (desarrollar aplicación, optimizar código, probar beta,…) a lo largo del tiempo pero todas concentradas en el mismo proyecto. Los proyectos pueden ser de tres tipos:
- Secuenciales: seleccionaremos que un proyecto es secuencial cuando requiere que una acción sea completada para poder realizar la siguiente. Construir un edificio sería un ejemplo de proyecto secuencial. No se puede construir la planta 3ª si todavía no se han puesto los cimientos de la planta baja.
- Paralelos: Estos proyectos constan de acciones que pueden completarse en cualquier orden. El proyecto “Tareas domésticas” sería paralelo ya que daría igual el orden en que, por ejemplo, aspiremos la habitación o regemos las plantas, ya que no es necesario aspirar la habitación para poder regar las plantas.
- Individuales: Estos proyectos no son proyectos sólidos como tal. Las acciones que contienen no están apenas relacionadas. Un ejemplo sería el proyecto de la lista de la compra o la lista de libros para leer.
- Contextos: esta es una de las principales formas de organización del GTD. Las tareas, ya estén en un proyecto o en el buzón, se pueden clasificar en diferentes contextos. Los contextos serán los lugares donde realizaremos los proyectos. Varios contextos de ejemplo pueden ser: “Supermercado”, “Ordenador”, “Recados de la ciudad” o “Llamadas”. En cada uno de estos contextos se clasificarán las diferentes tareas que tenemos en cada proyecto, por lo que si estamos por ejemplo frente a nuestro teléfono fijo de la oficina y abrimos el contexto “Llamadas” veremos todas las tareas que requieran hacer una llamada, para así poder completarlas estén en el proyecto que estén.
- Revisión: Por último, la revisión es una de las partes que hacen que seamos productivos. Si tenemos un proyecto con tareas programadas a largo plazo, es importante que cada cierto tiempo revisemos si todavía siguen siendo útiles esas tareas y no requiere añadir ninguna más el proyecto. OmniFocus nos recordará de forma automática cuando debemos revisar un proyecto, que deberá ser por norma general una vez a la semana.
Esto es una “breve” introducción al GTD, un amplio mundo en cuanto a la productividad que si lo dominamos conseguiremos que todos nuestros proyectos se cumplan y los días nos permitan hacer más tareas en el mismo tiempo. La mejor opción para organizarse es OmniFocus y sin duda la que personalmente recomiendo. Esta gran aplicación se encuentra disponible tanto para iOS (39,99€) como para Mac (39,99€) con un suplemento PRO tanto en iOS (+19,99€) como en Mac (+39,99€).
Debido a que son precios para los más expertos en productividad y realmente utilizan la app como gestor de tareas principal, en iOSMac tenemos el honor de poder regalar a uno de nuestros lectores la descarga de OmniFocus para iOS. Para ello solo debes participar en el sorteo que tendrá lugar el próximo día 21 de Enero, día en el que enviaremos el código de descarga al ganador. Las condiciones para participar es seguir a @iosmaces en Twitter y ser suscriptor de nuestro canal de YouTube.
