Buscando un gestor de tareas y calendario integrados [Parte 2]

En esta segunda parte, seguimos viendo las mejores apps para centralizar el uso de Tareas y Eventos del Calendario. (Aquí tenéis el primer artículo)

• Omnifocus

Nos tendremos que dar de alta, como en la mayoría de ellas, y podremos elegir si queremos que sincronice de forma local o contra el Cloud de Omnifocus. Seleccionamos esta segunda forma para tenerlo sincronizado también con la app para el Mac.

Lo primero que tenemos que hacer es darle acceso a las notificaciones, localización, nuestro calendario y Siri. Posteriormente vemos un pequeño tutorial donde donde nos irá diciendo pequeños trucos y qué hacer para eliminar un ítem, marcarlo como completado, etc.

Inicialmente todo se resumen en un dashboard con todas las opciones para acceder a cada una de las categorías. Delante de cada categoría nos indica la cantidad de elementos que tiene ésta actualmente.

Desde Previsión vemos los eventos que vencieron ayer, que vencerán hoy o mañana. Podemos manejarnos y veremos además los eventos del Calendario. Pero no podemos editarlos. Si queremos usar Omnifocus, tenemos que migrar todo nuestro contenido y organizar los proyectos directamente en la app. El calendario veo que es algo testimonial; te muestra los eventos pero no podemos añadirlos. No es lo que estábamos buscando. Sin duda, te ofrecen una nueva forma de organizar tu tiempo y tus tareas.

En Buzón vemos todos los ítems que no tiene categoría. En la categoría de Proyectos,  podemos organizar de forma temática nuestros ítems. Podemos hacer Carpetas globales para incluir dentro varios proyectos. Así como añadir directamente un nuevo ítem que se añadirá por defecto al Buzón si no tiene categorías asignadas.

En Proyectos podremos organizar los ítems en contenedores superiores que agrupen varios. Además se pueden crear carpetas que contiene múltiples proyectos.

En Marcado, veremos aquellas acciones que tienen una marca que las destaca. Ya sea propia de la acción o heredada del Proyecto que la contiene. Para poder organizar por temática tenemos los Contextos. Donde podemos añadir a cada acción o ítem una etiqueta para indica del tipo que es: Recado, Casa, Oficina, Coche, Ordenador, Personas, etc.

En Revisión podemos ver los proyectos que tiene marcados que cada cierto tiempo tenemos que revisarlos y actualizarlos. Por ejemplo, si queremos ver cada semana un proyecto que incluye las compras que hay que hacer el lunes para tener esa semana la nevera llena.

En Contextos veremos nuestros ítems organizados de forma temática: Recados, Casa, Oficina, Dispositivos, Ordenador, Internet, Personas, En espera, etc.

En Cerca las acciones se organizan en un mapa según el lugar que le hayamos asignado a cada uno.

Dentro de Previsión nos muestra las acciones en la parte superior organizadas por días. Así como el acumulado de los ítems pasados. Pulsando en cada día se ven las acciones que tenemos en ese día. Además debajo nos mostrará los eventos de nuestro Calendario. Realmente aquí poco se puede hacer. Se puede cambiar el origen del calendario o poner una alerta unos minutos antes del evento pero no se pueden añadir.

Vayamos a la App para macOS:

Se organiza igual que la App para iOS. En primer lugar veremos el Buzón con los elementos sin categorías. Luego los Proyectos y su carpetas contenedoras.

En Contextos tenemos las organizaciones en forma de categorías temáticas.  Posteriormente tenemos Previsión donde podemos ver un calendario y se muestran nuestros ítems y los eventos del propio calendario del Mac. Si pinchamos en un evento nos deja verlo en el calendario del Mac y desde ahí podemos editarlo. No tiene ninguna integración y en ese aspecto no es lo que buscamos

En las dos últimas pestañas tenemos Marcado y Revisión. En la primera veremos aquellas que hemos querido destacar sobre las demás de alguna forma. Para que no se nos olvide recordarla.

Y en la segunda vemos aquellos ítems que queremos ver cada cierto tiempo o con cierta periodicidad para recordarlos durante esa semana, por ejemplo.

Widget: Tiene un widget donde se muestran los ítems del día y podemos añadir uno nuevo. Así como marcar como completados los ítems que tenemos en este día.

Conclusiones:

No es la App que estamos buscando. Es realmente muy potente y los precios son algo caros para lo que estamos buscando. La licencia Standard para iOS cuesta 43,99€ y la Pro, 64,99€. Y la licencia para la versión para macOS cuesta 39,99$. Es probable que sea la más potente y completa de las hemos analizado, pero no es lo que estamos buscando. De todas formas, como ya hemos hablado antes, no me gusta cambiarme completamente a una nueva App y que no siga teniendo el respaldo del Cloud de Apple, Google, etc donde tendremos siempre nuestros contactos, calendarios y eventos.

App IOS: 6/10

App macOS: 6/10

• Hightrack: Es el claro ejemplo de lo que hemos hablado de que no es buena idea llevar todos nuestros eventos y recordatorios a una App de terceros. Al comenzar a probarla fuimos a la web y descargamos la App para iOS y para macOS. Al intentar registrarnos no había forma de hacerlo. Ni desde el móvil ni desde el ordenador. Fuimos a la web y pulsamos en “Crea una cuenta gratuita” y nos redirigía a una página de registro que no se cargaba. Nos pusimos en contacto por Twitter con ellos y nos dijeron que habían cerrado la aplicación el mes pasado. Por eso seguimos sin que nos guste demasiado cambiarlo todo a una App de terceros y que dependamos completamente de esa empresa. Teniendo nuestro calendarios y eventos en el Cloud de Apple, Google, Micfosoft, etc también pueden haber cambios, pero no es probable que un día tengamos que migrarlo todo de nuevo a otra App porque cierren la que estemos usando

• Fantastical 2: Cuesta 5,49€ en el App Store. Es el que actualmente estábamos usando. Es muy sencillo. Le tenemos que dar acceso a nuestros Recordatorios y nuestro Calendario. En nuestro caso, le daremos acceso a iCloud generando una contraseña para la app.

Para eso deberemos ir a tu cuenta de Apple >> Seguridad >> Contraseña de Aplicación >> Crear. La contraseña que creamos es la que debemos poner cuando nos indique que quiere poder acceder a nuestra cuenta de iCloud.

Su interfaz es muy sencilla. Nos muestra la vista del calendario con los eventos actuales y futuros. En la parte superior, tenemos un + que servirá para poder añadir nuevos eventos a nuestro calendario. Si estamos colocados en el día actual, además nos mostrará los Recordatorios. Pulsando en ellos podremos ver los Recordatorios que tenemos en nuestra cuenta de iCloud. Se pueden organizar por lista (por categorías) o directamente que muestre todas. En la imagen podéis ver la organización por lista.

Si pinchamos en Nuevo Recordatorio, podemos añadir directamente el recordatorio que queremos añadir. También podremos modificar tanto los eventos del Calendario como los Recordatorios ya creados. En cualquier caso se guardan en los equivalentes de nuestra cuenta de iCloud como hasta ahora. Realmente es como si fuera una capa nueva de gestión que nos muestra los dos a la vez. Pero siempre los vamos a seguir teniendo en nuestra cuenta y todos los nuevos serán añadidos a nuestro iCloud.

Haciendo scroll hacia abajo podremos cambiar entre la vista semanal y la vista mensual del calendario. Veremos cada día con una o varias líneas azules (en este caso porque es el color de mi calendario) que indican la cantidad de eventos que tenemos ese día. Si la línea azul ocupa todo el día, es que tenemos un evento programado todo el día.

Pasamos ahora a ver la App para macOS. Cuesta 54,99€. Creo que es un precio exageradamente elevado. Cuando, como hemos comentado en la App para iOS, es simplemente una nueva capa de gestión por encima de nuestra cuenta de iCloud. Tiene una versión de prueba completa y gratuita durante 21 días por si queréis probarlo.

Se divide en dos partes. En la parte izquierda podemos ver un calendario mensual y nuestros próximos eventos. Los eventos que están programados para un día completo nos aparecerán como resaltados.  Podemos añadir los eventos de dos formas: pulsando sobre el + superior o haciendo doble clic en el día que queremos añadir el evento directamente.

Si pulsamos el cuadrado con el tick en la parte inferior izquierda cambiaremos a la vista de Recordatorios. Aquí podremos añadir pulsando el + un nuevo recordatorio y marcar como completados los que ya tengamos hechos. A la derecha seguirá apareciendo nuestro calendario.

En la barra de menú podemos acceder a una vista rápida de nuestro calendario con nuestros Eventos y Recordatorios. Funciona de manera idéntica al calendario completo. Cambiamos de la vista Calendario a la vista Recordatorios. Y podremos buscar y añadir nuevos elementos de forma rápida.

Widget: Tiene un widget en el que podremos ver de forma sencilla el calendario con nuestros eventos actuales. Pulsando sobre el evento correspondiente nos abrirá la App y nos mostrará los detalles del evento. No podemos añadir un evento directamente pero podemos ver y editar los que ya tenemos de forma sencilla.

Apple Watch: Si seleccionamos Fantastical como una de las complicaciones de nuestra esfera, podremos ver los próximos eventos que tenemos en el calendario.

Cuando abrimos la App, podemos ver los eventos que tenemos para hoy y desplazándonos con la Corona o haciendo scroll con los dedos podremos ver los del resto de la semana. En la parte superior podemos pulsar para entrar en los Recordatorios. Al entrar en los Recordatorios, podemos marcar como completado aquellos que queramos.

Presionando más fuerte la pantalla (Force Touch)  podremos añadir un nuevo evento. El evento lo añadiremos de tres posibles formas: hablando con el dictado, escribiendo con gestos o usando las plantillas predefinidas que vienen de los eventos más usados.

Conclusiones: 

En general tengo muy buena opinión de Fantastical. Tanto la App para iOS como para macOS es justo lo que andaba buscando para no tener que cambiarme completamente a un nuevo proveedor Cloud con el que tenga que migrar todos mis Eventos y Calendarios. Es verdad que es relativamente simple y por eso empecé a buscar una nueva App, como ya había comentado al principio de estos posts. En la App para macOS creo que han exagerado tremendamente con el precio.

App IOS: 7/10

App macOS: 7/10

App Apple Watch: 7/10

Y hasta aquí la segunda parte de las comparativas de Gestores de Tareas y Calendarios integrados. En breve, seguiremos con la parte 3 y con nuevas apps.

Esperamos vuestros comentarios.